Automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que imita la forma en que los humanos interactúan con el software para realizar tareas repetibles de gran volumen. La tecnología RPA crea programas de software o bots que pueden iniciar sesión en aplicaciones, ingresar datos, calcular y completar tareas y copiar datos entre aplicaciones o flujos de trabajo según sea necesario.
Si el ” aprendizaje automático ” suena como el comienzo de un futuro distópico sombrío (piensa en The Terminator mezclado con The Matrix), entonces la “automatización robótica de procesos” debe ser la fase en la que las máquinas se levantan para gobernar a la humanidad con una eficiencia despiadada. En realidad no hay ningún robot involucrado en la automatización de procesos robóticos.
Afortunadamente, la automatización robótica de procesos (RPA) no implica nada por el estilo, excepto quizás por la parte de la eficiencia. En realidad, ni siquiera hay robots involucrados en este software de automatización.
Robotics, engloba tres términos: softwares de Robotic Process Automation –RPA-, Tecnología Cognitiva e Inteligencia Artificial. Tres conceptos distintos que están escalando posiciones imparablemente como fuente de ventaja competitiva pero, paradójicamente, sobre los que todavía existe confusión sobre su significado individual e incluso se mezclan entre sí de manera confusa.
La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA) está transformando la manera de operar de las compañías. Los robots de software de RPA se comunican con los sistemas y las aplicaciones para agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los humanos.
La adopción de RPA se encuentra en el centro de los esfuerzos de transformación digital de muchas empresas.
Las tareas repetitivas suelen formar parte de la rutina diaria de las empresas. Los empleados pierden un tiempo valioso cuando realizan procesos complejos de forma manual. Con la automatización robótica de procesos (RPA), los procesos empresariales estructurados y repetitivos pueden automatizarse con la ayuda de robots. Los robots digitales se encargan de forma autónoma de tareas que, de otro modo, realizaría un empleado, y contribuyen así a que los procesos individuales sean mucho más rápidos, rentables y eficaces.
Que es RPA
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología de software que facilita la creación, implementación y administración de robots de software que emulan las acciones humanas que interactúan con los sistemas digitales y el software.
Al igual que las personas, los robots de software pueden hacer cosas como comprender lo que hay en una pantalla, completar las pulsaciones de teclas correctas, navegar por los sistemas, identificar y extraer datos y realizar una amplia gama de acciones definidas.
Pero los robots de software pueden hacerlo más rápido y de manera más consistente que las personas, sin necesidad de levantarse y estirarse o tomar un descanso para tomar café. A diferencia de un robot físico en la industria, RPA no utiliza máquinas, sino los llamados robots de software.
No realizan trabajo físico, sino que controlan los procesos digitales imitando los pasos de trabajo en una interfaz de usuario. De forma análoga a los trabajadores humanos, los robots RPA se registran en varias aplicaciones y sistemas y pueden realizar operaciones rutinarias basadas en reglas: rellenan formularios, mueven archivos o extraen datos de documentos, y pueden automatizar por completo procesos empresariales. Las capacidades liberadas por esta automatización robótica de procesos pueden ser utilizadas por los empleados para actividades de mayor valor añadido.
Los robots de software, en lugar de personas, realizan trabajos repetitivos y de menor valor, como iniciar sesión en aplicaciones y sistemas, mover archivos y carpetas, extraer, copiar e insertar datos, completar formularios y completar análisis e informes de rutina. Los robots avanzados pueden incluso realizar procesos cognitivos, como interpretar texto, participar en chats y conversaciones, comprender datos no estructurados y aplicar modelos avanzados de aprendizaje automático para tomar decisiones complejas.
No es de extrañar que RPA esté reescribiendo la historia del trabajo.
Cuando los robots realizan este tipo de tareas repetitivas y de alto volumen, los humanos tienen la libertad de concentrarse en las cosas que hacen mejor y disfrutan más: innovar, colaborar, crear e interactuar con los clientes. Las empresas también obtienen un impulso: mayor productividad, eficiencia y resiliencia.
¿Qué procesos son relevantes para la Automatización Robótica de Procesos?
Cualquier proceso que siga unas reglas fijas y repetitivo, y que tenga un alto volumen de repetición, puede ser automatizado. Aunque seguro que lo ves más claro con algunos ejemplos concretos. Pensando en administración o recursos humanos, podrían automatizarse tareas como la facturación, la confección de nóminas, informes de calidad o gestión de pedidos.
Hoy, RPA está impulsando nuevas eficiencias y liberando a las personas del tedio repetitivo en una amplia gama de industrias y procesos. Las empresas en industrias que van desde los servicios financieros hasta la atención médica, la fabricación, el sector público, el comercio minorista y mucho más, han implementado RPA en áreas tan diversas como finanzas, cumplimiento, legal, servicio al cliente, operaciones y TI. Y eso es sólo para empezar.
RPA se ha generalizado tanto porque es ampliamente aplicable. Prácticamente cualquier proceso repetible, impulsado por reglas comerciales y de gran volumen es un gran candidato para la automatización, y cada vez más los procesos cognitivos que requieren habilidades de IA de orden superior.
Como ya hemos avanzado, la automatización robótica de procesos imita el comportamiento humano. Es por eso por lo que pueden realizar tareas repetitivas tales como:
- Iniciar sesión en una aplicación
- Leer y escribir en bases de datos
- Conectar con APIs
- Extraer datos estructurados de diferentes archivos: documentos, pdf, formularios…
- Abrir correos electrónicos y datos adjuntos
- Mover archivos y carpetas
Aplicaciones de RPA
Algunas de las principales aplicaciones de RPA incluyen las siguientes:
- Servicio al cliente. RPA ayuda a las empresas a brindar un mejor servicio al cliente al automatizar las tareas del centro de contacto, incluida la verificación de firmas electrónicas, la carga de documentos escaneados y la verificación de información para aprobaciones o rechazos automáticos.
- Las organizaciones utilizan RPA para contabilidad general, contabilidad operativa, informes transaccionales y presupuestación.
- Servicios financieros. Las empresas de la industria de servicios financieros utilizan RPA para pagos de divisas, automatizando la apertura y cierre de cuentas, gestionando solicitudes de auditoría y procesando reclamaciones de seguros.
- Cuidado de la salud. Las organizaciones médicas usan RPA para manejar registros de pacientes, reclamos, atención al cliente, administración de cuentas, facturación, informes y análisis.
- Recursos humanos. RPA puede automatizar las tareas de RR.HH., incluida la incorporación y la baja, la actualización de la información de los empleados y los procesos de envío de hojas de horas.
- Gestión de la cadena de suministro. RPA se puede utilizar en la gestión de la cadena de suministro para adquisiciones, automatizando el procesamiento y los pagos de pedidos, monitoreando los niveles de inventario y rastreando los envíos.
¿Es lo mismo RPA que inteligencia artificial (IA)?
RPA no es IA; La IA no es RPA. Pero la combinación de RPA e IA abre nuevas posibilidades masivas para las empresas de todo el mundo. Por un lado, la tecnología RPA ahora hace posible insertar habilidades avanzadas de IA en forma de modelos de aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural (NLP), reconocimiento de imágenes y caracteres, y más en los robots RPA. Darles a los robots estas habilidades de IA expande dramáticamente su capacidad para manejar procesos cognitivos que requieren cosas como:
- Comprensión de documentos que incluyen datos semiestructurados o no estructurados
- Pantallas de visualización (incluidos los escritorios virtuales)
- Comprender el habla y mantener conversaciones y chats.
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David es actualmente consultor y analista RPA + #AI, aplicando sus conocimientos técnicos de las principales herramientas de automatización. ¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos?
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La investigación de Forrester ha predicho que el impacto colectivo de estos diversos tipos de tecnologías de automatización podría ayudar a las empresas a ahorrar $ 132 mil millones en valor laboral, solo en los EE. UU.
